Коротко. Портал аналитики собирает данные всех точек сети в одном месте и показывает каждому только своё: управляющей компании — всю сеть, партнёру — его точки. Основа портала — автоматическая загрузка данных из кассовой или учётной системы. Ручные отчёты партнёров ему не нужны.
Зачем франшизе портал, если есть таблицы
Пока точек немного, отчёты сводят в таблице. С ростом сети таблица начинает отставать: партнёры присылают данные в разном виде и с задержкой, ошибки ищут вручную, а кто открыл общий файл, видит лишнее.
Портал решает три задачи: данные приходят сами, считаются одинаково для всех и показываются каждому в пределах его прав.
Какие показатели обычно нужны
Управляющей компании:
- выручка по сети и по точкам, план и факт;
- рейтинг точек и динамика к прошлому периоду;
- средний чек и число чеков;
- упущенная выгода — сколько не продали из-за отсутствия товара.
Партнёру:
- выручка и план своих точек;
- остатки и рекомендации к заказу;
- сравнение со средним по сети без раскрытия данных других партнёров.
Откуда брать данные
Лучший источник — кассовая или учётная система, через которую уже проходят продажи. Портал забирает данные по API по расписанию. В портале ПивМастер данные приходят из системы KilBil, а на их основе считаются план-факт, рейтинг точек, ABC-анализ и автозаказ.
Если у точек разные системы, нужен общий формат, к которому приводятся данные всех источников. Об интеграциях с учётом — в статье о связке сайта с 1С.
Доступы
- Роли: управляющая компания, партнёр, управляющий точкой.
- Партнёр видит только свои точки, и это проверяет сервер — спрятать кнопку в интерфейсе мало.
- У каждого свой вход: общий пароль на всю сеть рано или поздно окажется у бывшего партнёра.
- Журнал: кто и когда заходил и выгружал данные.
С чего начать первую версию
- Выбрать 5–7 показателей, по которым сеть реально принимает решения.
- Проверить, отдаёт ли кассовая или учётная система эти данные по API.
- Сделать загрузку и один экран для управляющей компании.
- Добавить кабинеты партнёров, когда цифры сойдутся с бухгалтерией.
Частые вопросы
Можно ли сделать портал, если у кассовой системы нет API?
Иногда — через регулярную выгрузку файлов. Это менее надёжно: выгрузку кто-то должен запускать, и данные приходят с задержкой. Сначала стоит проверить, нет ли у системы API в старших тарифах.
Чем портал отличается от готовых BI-систем?
BI-система удобна аналитику. Портал делают под конкретную сеть: свои расчёты, свои роли и действия вроде автозаказа. Графики там тоже есть, но они не главное.
С чего начать
Для первого разговора нужно знать, сколько у вас точек, в какой системе идут продажи и какие отчёты сейчас сводят вручную. По этому уже видно, хватит ли API на первую версию.